O Caminho para o Sucesso: Como Determinar Uma Ação de Relações Públicas Bem-Sucedida

Uma ação de Relações Públicas (RP) bem-sucedida é o resultado de um planeamento estratégico, execução eficaz e uma análise criteriosa dos resultados obtidos. Medir o sucesso de uma campanha de RP é fundamental para avaliar o impacto das ações e direcionar futuras iniciativas. Para determinar se uma ação de RP foi bem-sucedida, é preciso partir de métricas relevantes e metas claras, para analisar os resultados alcançados. Vamos saber como?

O Primeiro Passo: Definir Objetivos Claros

Antes de iniciar qualquer ação de RP, é essencial estabelecer objetivos claros e mensuráveis. Esses objetivos devem ser específicos, alcançáveis, relevantes e temporais (SMART, de «specific, measurable, achievable, realistic, timely»). Por exemplo, os objetivos podem incluir aumentar o reconhecimento da marca, gerar leads qualificados, melhorar a perceção pública ou fortalecer a reputação. Ter metas claras permitirá uma avaliação adequada dos resultados obtidos.

Identificar Indicadores:

Uma ação de RP bem-sucedida requer identificar indicadores-chave (KPI) relevantes. Esses KPI podem variar segundo os objetivos específicos da ação, incluindo, por exemplo, o número de notícias publicadas, a presença em meios específicos, o alcance nas redes sociais, a taxa de conversão de leads, o aumento do tráfego no site, entre outros. Os KPI devem ser mensuráveis e alinhados aos objetivos estabelecidos.

Monitorização de Resultados:

Durante a ação, é importante monitorizar regularmente os resultados obtidos. Isso pode ser feito por meio do uso de ferramentas de monitorização de media, análise de dados de redes sociais, relatórios de tráfego do site e outras métricas relevantes. Essa análise contínua permitirá avaliar o desempenho da ação, identificar pontos fortes e áreas de melhoria, e realizar ajustes necessários ao longo do processo.

Avaliação do Impacto:

A avaliação do impacto da ação de RP é fundamental para determinar o seu sucesso. Além de analisar as métricas individuais, é importante avaliar o impacto geral da campanha nos resultados de negócios. Isso pode incluir o aumento das vendas, a geração de leads qualificados, o crescimento da base de clientes ou o fortalecimento da reputação da marca.

Aprender com os Resultados:

Uma ação de RP bem-sucedida não termina com a avaliação dos resultados, mas sim com a aprendizagem contínua. Ao analisar os dados e os resultados obtidos, é possível identificar o que funcionou e o que precisa ser ajustado em futuras ações. Essas “lições aprendidas” são valiosas para aprimorar estratégias futuras, otimizar o desempenho e obter resultados melhores.

Determinar o sucesso de uma ação de Relações Públicas requer uma abordagem estratégica, a definição de objetivos claros, a identificação de indicadores-chave de desempenho e uma análise criteriosa dos resultados alcançados. Através de uma avaliação adequada, é possível entender o impacto das ações de RP, identificar áreas de melhoria e ajustar as estratégias futuras. Ao adotar uma abordagem orientada por dados e aprendendo com os resultados, as empresas podem impulsionar o sucesso das suas campanhas de RP e fortalecer a sua presença no mercado.

A Importância de Uma Estratégia de Comunicação para a Sua Empresa

Num mundo cada vez mais conectado e digital, uma estratégia de comunicação eficaz é essencial para todas as empresas, independentemente do tamanho ou setor de atuação. Ter uma abordagem estruturada e direcionada para a comunicação é fundamental para construir relacionamentos sólidos e prolongados com todos os stakeholders da sua empresa. Gostaria de saber como uma estratégia de comunicação bem definida pode ajudar impulsionar o sucesso da sua empresa?

Construção de Uma Identidade e Posicionamento de Marca:

Uma estratégia de comunicação permite que a sua empresa defina a sua identidade e posicionamento de marca de forma clara e consistente. Através de mensagens bem definidas, valores comunicados de maneira eficaz e uma linguagem visual coerente, a empresa pode destacar os seus diferenciais e construir uma imagem positiva.

Relacionamento:

Uma estratégia de comunicação adequada permite que a sua empresa estabeleça e cultive relacionamentos sólidos. Através de uma comunicação consistente, através dos canais adequados, a sua empresa vai-se conectar diretamente com os seus clientes, fornecedores, parceiros e comunidade em geral. Isso ajuda a construir confiança, relação e lealdade.

Gestão de Crise:

Uma estratégia de comunicação eficaz é crucial para antecipar a gestão de crise. Quando uma empresa enfrenta uma situação de crise, um problema pontual ou reputacional, é fundamental ter uma abordagem estruturada para lidar com a questão. Uma estratégia de comunicação bem elaborada permite que a sua empresa responda rapidamente, com transparência, minimizando danos à reputação e reconstruindo a confiança do público.

Alinhamento Interno:

A comunicação eficaz não se limita apenas ao público externo; também é crucial dentro da sua empresa. Uma estratégia de comunicação ajuda a alinhar a equipa relativamente aos objetivos, valores e direção da empresa. Isso promove um ambiente de trabalho colaborativo, estimula o relacionamento dos funcionários e cria uma cultura organizacional forte e coesa.

Objetivos de Negócio:

Uma estratégia de comunicação bem executada pode auxiliar a sua empresa a atingir os seus objetivos de negócio. Seja aumentar as vendas, expandir para novos mercados, melhorar a perceção da marca ou fortalecer parcerias estratégicas, a comunicação desempenha um papel fundamental. Ao definir metas claras e utilizar as táticas de comunicação adequadas, a sua empresa pode impulsionar o seu crescimento e alcançar resultados tangíveis.

Uma estratégia de comunicação é uma componente vital para a sua empresa, pois permite estabelecer relacionamentos sólidos, construir uma identidade forte, gerir crises de maneira eficaz, promover um alinhamento interno e alcançar os seus objetivos de negócio. Ao investir tempo e recursos na elaboração de uma estratégia de comunicação bem definida e executá-la de maneira consistente, a sua empresa estará preparada para enfrentar os desafios do mundo atual, fortalecer a sua posição no mercado e alcançar o sucesso empresarial a longo prazo.

Já ouviu falar de “branded content”?

O mundo das relações publicas está em constante evolução e estão a ser desenvolvidas novas estratégias e táticas para ajudar as empresas a destacarem-se num mercado competitivo e cada vez mais digital. Uma das últimas tendências do sector é a ascensão dos chamados “Branded Contents”.

Trata-se de uma estratégia que combina as melhores práticas do jornalismo e do marketing para criar conteúdos explícitos de marca dentro de espaços noticiosos que de outra forma dificilmente os podiam publicar.

Isto significa que as empresas e marcas podem utilizar esta forma de publicação de conteúdos para gerar maior notoriedade em canais de grande relevância, online e offline.

O conteúdo pode assumir muitas formas, incluindo publicações em websites ou imprensa, vídeos, infográficos, podcasts, a criatividade é o limite. Os meios depois divulgam os conteúdos nos seus canais, sejam websites ou redes sociais, o que acaba por aumentar o alcance do conteúdo.

Estes são conteúdos são uma forma de parceria entre os media e as marcas, onde a publicidade é feita de forma editorial, com conteúdos de valor e relevantes, cujo impacto nas audiências é diferente dos habituais conteúdos publicitários 100% comerciais.

É uma forma de contar a história das marcas em formato jornalístico, escrito por um especialista contribuindo para estabelecer uma ligação mais profunda com o seu público e ter êxito num mercado cada vez mais competitivo.

Quais os principais desafios dos jornalistas?

Segundo o Relatório Global sobre o Estado dos Media de 2022 desenvolvido pela Cision, o combate a notícias falsas e as equipas reduzidas são dois dos principais desafios que os jornalistas enfrentam.

Outro dos resultados presentes no relatório anual da Cision é que os jornalistas sentem, cada vez mais a pressão para publicar novas histórias a uma velocidade cada vez maior, 24 horas por dia.

Um quarto dado interessante, sobretudo para quem trabalha na área das relações públicas é a importância de manter a credibilidade como fonte noticiosa de confiança. Ainda no que diz respeito às fontes que consideram mais úteis para gerar histórias ou ideias de histórias, 37% citaram press releases, 76% querem receber press releases de marcas e profissionais de relações públicas e quase metade (49%) quer receber convites para eventos. Ou seja, não confiam só nos dados, mas, a maioria dos jornalistas confia nos profissionais de relações públicas com quem têm parceria para esse propósito.  Além destes as maiores agências (AP, Bloomberg, Pr Newswire, etc.) e os porta-vozes internos são os melhor posicionados na lista de fontes.

“Estas conclusões não só reforçam a necessidade crítica para as RP e profissionais de comunicação a serem mais diligentes que nunca na disponibilização de conteúdo confiável, rigoroso e relevante para jornalistas; também enfatizam o equilíbrio delicado e com nuances que os jornalistas têm de assumir entre os conteúdos que pretendem publicar e o que é necessário para que a organização se mantenha no negócio e a necessidade das RP e os profissionais de comunicação navegarem em ambos.” refere ainda o Relatório.

Qual a importância da gestão da reputação em relações públicas?

A gestão da reputação é um dos principais elementos das relações públicas. Trata-se do processo de monitorização, construção e proteção da imagem e reputação de uma organização ou indivíduo. A reputação é uma das principais vantagens competitivas de uma organização e pode ser um fator determinante para o sucesso ou fracasso da mesma. Por isso, a gestão da reputação é fundamental para as relações públicas e para o sucesso de uma organização.

A reputação é um ativo intangível e valioso de uma organização. Ela é formada pela perceção que as pessoas têm sobre a organização e os seus produtos ou serviços. A reputação pode ser afetada por uma variedade de fatores, incluindo a qualidade dos produtos ou serviços, as ações da empresa, a comunicação e a publicidade, a presença nas redes sociais, entre outros. Por isso, a gestão da reputação é um processo complexo que requer uma abordagem estratégica e multidisciplinar.

A gestão da reputação começa com a monitorização da imagem e reputação da organização. Isso inclui a análise da cobertura da imprensa, a monitorização das redes sociais, a realização de pesquisas de opinião pública e a análise de outras fontes de informação. A monitorização ajuda a entender como a organização é percebida pelo público e a identificar possíveis problemas ou oportunidades.

Com base na monitorização, é possível construir a reputação da organização. Isso inclui a criação de uma identidade de marca forte e consistente, a comunicação clara e transparente com os stakeholders, o desenvolvimento de uma cultura organizacional positiva e ações que promovam a responsabilidade social e ambiental da organização. A construção da reputação é um processo contínuo e deve ser adaptada às mudanças no ambiente externo e interno da organização.

Além da construção, a gestão da reputação também inclui a proteção da reputação da organização. Isso envolve a implementação de medidas de gestão de crises, a resposta eficaz a comentários negativos nas redes sociais, a gestão de situações de risco e a prevenção de situações que possam prejudicar a imagem da organização. A proteção da reputação é importante porque uma crise pode ter um impacto significativo na imagem da organização e levar anos para ser revertida.

A gestão da reputação em relações públicas é importante porque a reputação é um fator-chave no sucesso de uma organização. Uma boa reputação pode atrair clientes, investidores e talentos, bem como proteger a organização em momentos de crise. Por outro lado, uma má reputação pode afetar negativamente a imagem da organização e ter consequências financeiras, legais e regulatórias.

A gestão da reputação deve ser uma prioridade para todas as organizações, independentemente do tamanho ou setor. A reputação é um ativo valioso que deve ser protegido e gerido de forma estratégica. As relações públicas desempenham um papel fundamental na gestão da reputação, pois são responsáveis por criar e manter a imagem e reputação da organização. A gestão eficaz da reputação pode ser um fator decisivo no sucesso de uma organização a longo prazo.

Como criar um “press kit” que chame a atenção

Uma das ferramentas mais utilizadas para gerar resultados juntos dos órgãos de comunicação social e influencers é o “press kit”. É uma forma de gerar divulgação “earned media” através do envio de informações de forma criativa.

Mas o que é um “press kit”?

Um “press kit” é, por norma, um conjunto de materiais que se enviam aos jornalistas e influencers para divulgar um produto, serviço ou inovação da marca. É uma forma de gerar goodwill junto destes públicos, enviando um “gift” (idealmente o produto para experimentação/degustação ou um “voucher” para usufruir do serviço) acompanhado da respetiva informação e imagens. É uma forma de fazer a sua marca chegar mais longe e obter divulgação espontâneo, seja nos “media” ou nos canais dos influencers.

O que deve enviar num “press kit”

Cada “press kit” deve ser único e destacar-se da concorrência, mas existem alguns essenciais que deve incluir sempre: o comunicado de imprensa com informação sobre o produto, serviço ou empresa que está a divulgar; imagens do produto ou serviço; os contactos para que o destinatário possa retirar dúvidas e o produto (sempre que possível).

O valor da criatividade

Para o seu “press kit” ter impacto é preciso alguma criatividade. Lembre-se que todos os dias, dezenas de marcas competem pela atenção e por um espaço nos “media”, para serem divulgados. Por isso, o seu “press kit” deve destacar-se para aumentarem as oportunidades de ser divulgado, em especial junto dos influencers.

Os “influencers” têm uma forte presença nas redes sociais, fundamental para as marcas, pelo que para aumentar as hipóteses de divulgação espontânea o ideal é que invista num ‘kit’ que chame a atenção e seja “instagramavel”.

Partilhamos a seguir algumas dicas para criar “press kits” criativos e impactantes para jornalistas e influenciadores:

>> Invista na imagem. Uma embalagem diferente ou um saco engraçado são o primeiro impacto que a sua marca terá junto dos seus destinatários e pode fazer a diferença no mar de Press kits recebidos todos os dias.

>> Envie “gifts” que sejam práticos ou utilizáveis. Muitas vezes, em nome da criatividade, enviam-se “press kits” que depois acabam por ser mais um estorvo para quem os recebe do que um “gift”. Envie algo que os seus destinatários possam utilizar no seu dia a dia ou que seja utilizável em algum momento (por exemplo uma toalha de praia).

>> Envie uma mensagem personalizada. Personalize sempre a entrega com o nome do seu destinatário. Mas mais do que uma mensagem personalizada, certifique-se que o destinatário é o mais apropriado para o seu produto e que o público que o segue é o seu público-alvo. A tentação será, sobretudo no caso dos influencers, escolher destinatários com muitos seguidores, mas se o produto não se enquadrar no seu tipo de conteúdos não será divulgado e perderá uma oportunidade de contacto. Por exemplo, não vai enviar um creme anti-rugas para uma Tik Toker com 20 anos. Ou não vai enviar, um livro de receitas para um jornalista que escreve sobre economia.   

>> Aposte nos vouchers de desconto. Se em vez de um produto está a divulgar um serviço como um spa ou uma loja online, um bom estímulo é enviar um voucher de desconto ou oferta para que possa experimentar os seus serviços / loja online.

Não se esqueça, um “press kit” é uma ferramenta de relação com jornalistas e influencers como uma extensão da sua marca e da sua comunicação.

Media “online” ou “offline”

Relações Públicas assentam na criação de “buzz” e/ou exposição em torno de uma marca ou empresa através de vários canais, seja media, influencers ou outros.

Como em todas as áreas, não se pode negar que nos últimos anos se verificou uma grande mudança na forma como e onde as pessoas consomem informação.  E muitas empresas começam já a perceber o impacto e a relevância de uma notícia “online” vs uma notícia “offline”. Pensar que estes dois canais se excluem mutuamente ou concorrem entre si, é um erro.

Canais de relações públicas

Os canais de relações públicas tradicionais incluem TV, Imprensa, Rádio. A TV continua a ser o meio de massas por excelência, mas os meios “online” têm vindo a ocupar uma posição cada vez mais dominante. Dados de 2022, reportam que em janeiro deste ano havia mais de oito milhões de utilizadores da Internet em Portugal, com uma penetração total de 85%. Outro dado curioso que espelha o crescimento da internet é o tempo passado “online” (mais de 7h por dia) vs. passado a ver televisão (cerca de 3h por dia).

A evolução da Internet levou a que cada vez mais pessoas tenham mudado de lugar onde consomem informação. Por isso, as marcas voltam a sua atenção para estes canais e constroem a sua credibilidade e autoridade através deles. 

Isso não quer dizer que os meios tradicionais impressos tenham passado de moda ou estejam obsoletos. Os meios impressos continuam a ser uma fonte relevante de credibilidade e, através das estratégias de cruzadas que têm vindo a adotar, permitem em muitos casos multiplicar o alcance de uma notícia, “off” e “online”. Falamos da publicação da mesma notícia no website do meio, nas suas redes sociais e em alguns casos até mesmo newsletters. Este é de longe o melhor cenário para qualquer divulgação que esteja a levar a cabo, não concorda?

Assim, na hora de desenvolver a sua estratégia de comunicação é fundamental ter em consideração ambas as tipologias, “online” e “offline”, e perceber como estas se podem complementar e amplificar a mensagem.

Quando é que o CEO deve ser o porta-voz?

Esta é uma dúvida que ocorre frequentemente… quando deve o CEO de uma empresa servir como o seu porta-voz em matéria de relações publicas? 

Um dos pontos a ter em consideração antes de dar uma resposta é o perfil do CEO. Alguns CEOs são exímios na comunicação com os media. Mas a maioria não estão necessariamente à vontade com papel de porta-voz da marca. Muitos não têm tempo ou interesse para lidar com os media. O que quer dizer que existem CEO disponíveis para falar de todos os aspetos da empresa, desde um assunto menor como o lançamento de um site, como a uma mudança corporativa estratégica, como a entrada em bolsa. 

É aqui que o papel do profissional das relações públicas deve fazer a diferença e clarificar qual o papel do CEO na comunicação – ser um trunfo para destacar e valorizar a mensagem da empresa. Abaixo partilhamos xx exemplos de momentos de comunicação onde faz sentido o CEO ser porta-voz: 

Para mostrar liderança durante uma crise 

Numa situação de crise, um CEO que se dirige aos seus stakeholders através da comunicação social, serve como uma presença visível e estável. Direta ou indiretamente, as suas relação com os meios de comunicação social, será fundamental para mostrar que a empresa está empenhada em resolver a crise. 

Para anunciar uma nova estratégia

Uma mudança na estratégia deve ser anunciada pelo seu CEO que lhe conferirá mais autoridade e gerará mais atenção dos meios de comunicação social.  O envolvimento do CEO traduz-se tipicamente numa valiosa cobertura mediática que pode ser utilizada para comunicar a direcção da empresa aos seus clientes e parceiros. 

Para lançar um produto chave

Este é um dos exemplos mais utilizados, desde que o próprio Steve Jobs anunciava os lançamentos da Apple. Se é um lançamento relevante (novo segmento, uma inovação, um novo produto), o envolvimento do executivo de topo sinaliza que é um lançamento prioritário e assegura cobertura mediática.

Fundamental ter presente que para qualquer momento de exposição do CEO é necessária uma boa preparação prévia, simulando diferentes cenários e intervenção e possíveis questões dos jornalistas, positivas e negativas. Por muito empático com os media que o CEO possa ser, é fundamental estar bem preparado sobre o tema para evitar respostas em “free style” que podem não estar adequadas à estratégia da empresa.

Porque devem o marketing e as relações públicas trabalhar em conjunto

As relações públicas e o marketing são duas áreas que vivem muitas vezes em tensão dentro de uma empresa. Um dos motivos é o orçamento que ambas têm (ou não) disponível para as suas atividades. Outro dos motivos, talvez o principal, é a forma como ambas são percebidas internamente. 

O Marketing, que tem normalmente a grande maioria do orçamento, é encarado como o responsável pela geração das vendas. As relações públicas, por outro lado, trabalham a notoriedade e a reputação da marca, distantes de qualquer impacto nas vendas (por isso mesmo o seu orçamento é menor). 

Esta é uma forma simplista de colocar as coisas uma vez que uma campanha estratégica de marketing e relações públicas terá maior impacto, especialmente ao longo do tempo, e vão impulsionar as vendas. É por isso que muitas organizações já colocam estas duas áreas em estreita colaboração, funcionando em conjunto. 

Abaixo partilhamos três exemplos que comprovam o sucesso de um joint force entre relações públicas e marketing:

Na definição das mensagens-chave

Não há nada pior do que as relações públicas estarem a comunicar a política corporativa da empresa e a marca lança um novo produto que vai contra as melhores práticas ambientais. Além do potencial de crise que esta situação pode gerar, as duas mensagens entram em contradição, comprometendo os resultados pretendidos.  É necessário assegurar o alinhamento entre as mensagens divulgadas. Numa era em que a informação e a opinião são frequentemente misturadas, as relações públicas e o marketing tem de partilhar dados e coordenar mensagens numa base regular. Caso contrário, desperdiçam oportunidades.

No lançamento de um produto

Continuando com o exemplo do produto. Uma sólida estratégia de marketing pode gerar grande notoriedade para um novo produto. Isto porque a publicidade paga gera alcance e frequência de mensagem. Como complemento, uma campanha de RP vai ajudar a aumentar a credibilidade do produto, uma vez que a informação divulgada por terceiros tem mais impacto do que anúncios. 

Na gestão de  uma crise 

Quando algo falha ou a imagem da empresa/marca estão em causa, o primeiro passo deve ser alinhar estratégias entre o marketing e as relações públicas. Qualquer situação de crise, vagamente definida como uma circunstância suscetível de afetar negativamente a reputação, exige uma resposta que integre os diferentes canais ao alcance da marca, sejam meios pagos, meios próprios ou meios “ganhos”. Este momento exige um esforço de cooperação para comunicar que uma marca ou uma empresa percebeu o seu erro e está a fazer todos os possíveis para o corrigir ou reparar.

Qual a diferença entre Paid, Owned & Earned Media

Nas relações publicas existem três pilares no que diz respeito à relação com os media e à publicação de conteúdos – falamos de Paid (pagos), Owned (detidos/próprios) e Earned (ganhos). Embora os tipos meios de comunicação Paid, Owned e Earned sejam distintos, têm o mesmo objectivo final – aumentar o conhecimento da marca. 

A sua combinação de forma estratégica é crucial para qualquer plano de comunicação bem-sucedido. No entanto, as diferenças nem sempre são claras. Vamos ajudar a clarificar. 

Paid Media

Os meios de comunicação pagos incluem qualquer canal em que se tenha que realizar algum investimento direto. Normalmente, incluem fontes de terceiros e permitem atingir um público específico, de forma direta e objetiva.

Os meios pagos, também chamados anúncios, funcionam quando queremos efetuar uma comunicação muito comercial ou com um grande alcance, bem como direcionar as pessoas para uma determinada ação (visitas a website, compra na loja, participação no evento). 

São exemplos de meios de comunicação social pagos: anúncios em televisão, rádio, online e imprensa, anúncios em redes sociais e Google Ads, Branded Content (conteúdos editoriais pagos nos meios de comunicação), parcerias pagas com influencers. 

A principal vantagem, além da garantia de publicação e notoriedade, é que são totalmente controláveis pela empresa. A publicidade e todos os conteúdos associados é desenvolvida e/ou validade previamente e a mensagem é exatamente aquela que pretende transmitir. 

Owned Media

Os Owned Media são fáceis de compreender, mas às vezes geram alguma confusão. Incluem todos os meios de comunicação criados e geridos pela empresa como o seu website, blog, email marketing, perfis nas redes sociais. Não paga pelo conteúdo que apresenta ao seu público com controlo sobre tudo o que é publicado.

Sendo a vantagem, o controlo sobre tudo o que é comunicado, a desvantagem, à semelhança da publicidade, é que o potencial cliente sabe que foi o próprio a escrever este conteúdo. Por outro lado, é interessante para mostrar autoridade e conhecimentos da empresa numa determinada área/sector e passar conteúdos relevantes ao seu público-alvo.  Estes canais funcionam melhor quando fornecem valor para o utilizador. 

Earned Media

Os meios de comunicação “ganhos”são chamados assim porque, literalmente, significa publicidade que se “ganhou”. É neste ponto que as relações públicas têm um papel determinante. A definição de pontos de interesse e histórias que sejam do interesse dos meios é fundamental para se “conquistar” espaço não pago. Espaço este que é muito mais eficaz porque é independente (escrito e publicado por terceiros) e, gera mais confiança entre o público. 

A principal vantagem, como já vimos, é além de ser gratuito tem um maior impacto na reputação da empresa juntos dos seus públicos. A desvantagem é que não podemos controlar o que é escrito, por isso é importante uma boa definição de mensagens-chave e preparação do que se dirá. Mais uma vez, é aqui que a agência ou profissional de relações públicos, são um importante apoio. 

Uma comunicação bem definida deve integrar estes três pilares visto que cada um desempenha o seu próprio papel na otimização da sua mensagem. Já tinha pensado nisto?