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Uma estratégia de relações públicas bem organizada pode impulsionar o seu negócio, mas precisa de saber se a sua organização está no momento certo para começar a comunicar. 

Existem vários motivos pelos quais a sua empresa pode não estar preparada para avançar, como, por exemplo, o investimento, falta de tempo para dedicar à construção e implementação da estratégia ou recursos insuficientes para sua implementação. 

Caso os três pontos acima estejam assegurados, não avance já. Ainda tem que ter em consideração um dos pontos mais importantes que deve considerar antes de dar o passo para a ribalta. 

Antes de avançar vai ter de saber se tem uma história relevante para contar, ou seja, se a sua organização tem uma mensagem que seja interessante para ser notícia. 

O objectivo das relações públicas é chamar mais atenção para a sua marca. Quanto mais relevante e interessante for a sua mensagem, maior será a probabilidade de ser aceite por mais meios de comunicação  Como tudo o que vale a pena na vida, ganhar boas relações públicas leva tempo. Mas partindo de uma história relevante, a probabilidade de ser alvo de notícias é maior, de uma forma que seja positiva e acrescente valor à sua marca.

E como sabe que tem uma mensagem relevante para passar?

É aqui que uma agência de relações publicas pode ajudar a sua marca. A agência analisa a sua mensagem e trabalha-a para que esta se torne mais relevante para conseguir cobertura mediática. A agência ajudará a encontrar o ângulo que mais interessa aos diferentes jornalistas e trabalhar diferentes abordagens para otimizar a comunicação. 

Assim como todos os passos do seu negócio, a entrada nas relações públicas exige alguma ponderação. É uma ferramenta muito poderosa que pode ter impactos muito significativos para o posicionamento e reputação da sua marca.

Já aqui abordamos o papel e importância das relações públicas e como as suas atividades contribuem para  amplificar e melhorar a imagem de uma organização ou marca. 

Através do contacto e presença em  meios de comunicação social e eventos ou iniciativas proprietárias. 

Ao apostar nas relações publicas a sua empresa vai estar a apostar numa forma criativa e relevante de contar a história da sua marca, contada aos diferentes stakeholders da sua empresa – desde Investidores aos seus clientes/consumidores. Por outro lado, mantendo uma presença e relação regular com os meios de comunicação social contribui para melhorar a reputação da sua marca.

Mas quais as ferramentas que as relações publicas utilizam para fazer passar a sua mensagem?

Os mais conhecidos e talvez polémicos quanto à sua eficácia são os comunicados de imprensa enviados para os jornalistas, quando a marca/organização tem algo noticia relevante a passar para o exterior. Dada a massificação desta ferramenta, a mesma deve ser usada criteriosamente. Não se esqueça, para além do comunicado da sua empresa, quantos outros recebem os jornalistas diariamente. 

Seguem-se  os kits de imprensa. Esta é uma forma mais criativa e de fazer chegar a informação  sobre a sua organização ou alguma atividades específica, como o lançamento de um produto, inovação ou serviço, aos jornalistas. Já aqui falamos sobre a importância dos Press Kit e o peso que a criatividade destes têm para despertar a atenção e o interesse de quam os recebe. 

Outra ferramenta altamente relevante é as press tour, ou seja, momento de comunicação onde se convidam jornalistas-chave da visitar um local importante da sua empresa – por exemplo, a fábrica ou centro de I&D – para dar a conhecer de uma forma mais profunda e transparente o seu negócio. Estas viagens podem estar relacionadas com alguma distinção importante, novo lançamento ou aniversário da empresa. 

Os eventos são talvez as ferramentas que maior notoriedade imediata dão a uma organização/marca. Estes eventos podem ter os mais diversos formatos, desde conferência, workshops, pequenos-almoços, almoços, reuniões, festas. O objetivo é transmitir alguma informação ou história relevante sobre a empresa. A organização do evento vai posicionar o tema como sendo algo de relevante para a marca e os seus stakeholders. 

Endorsement ou parcerias com influencers são uma das ferramentas em maior crescimento. Falamos do estabelecimento de parcerias com influenciadores – desde figuras públicas a micro influenciadores – conforme o target especifico que a marca pretende impactar e que através das suas redes sociais e da presença em iniciativas da organização ajudam a promovê-la e a gerar notoriedade. 

Uma boa estratégia de relações publicas deve ter em consideração estas ferramentas e saber quais usar e em que momentos. É da combinação inteligente destas ferramentas que se obtém os melhores resultados para as marcas, contribuindo de forma efetiva para alavancar a sua reputação e imagem pública.

Ganhar um novo cliente é sempre um momento importante para qualquer empresa, mas depois temos de conseguir integrá-lo da melhor possível e mantê-lo satisfeito para que daí possa advir uma relação longa com resultados positivos para ambas as partes.

Quando entra um novo cliente existe aquele empolgamento e motivação de início de uma nova experiência onde tentamos explicar os métodos da agência, quais são os objetivos, o que pretendemos fazer para os atingir. Fazer isto de forma eficaz é fundamental para que tudo corra sem percalços.

Existem vários passos que podemos dar para que esta integração inicial de um novo cliente seja agradável e bem-sucedida e para depois mantermos os níveis de satisfação. O primeiro será uma reunião inicial bem planeada e que inclua um “immersion day”.

No fundo um dia onde para além de uma reunião para definirmos cronogramas, aprofundarmos ideias apresentadas na fase de “pitch”, definirmos “next steps”, possamos também passar algumas horas ou um dia nas instalações do cliente a conhecer os seus métodos, cultura, modo de funcionamento etc… Desta forma poderemos entender melhor a marca/organização e perceber quais as maneiras mais eficazes para atingir os objetivos.

Outra situação fundamental é manter a qualidade de experiência e da comunicação quando um “Lead” passa a cliente. É muito importante o cliente sentir apoio continuo não só na fase inicial, mas ao longo de toda a relação e que a agência está “sempre lá” para ajudar a alcançar os objetivos propostos.

Reuniões regulares para avaliar em conjunto com o cliente o que correu bem e mal, são também fundamentais para ir afinando estratégias bem como uma reunião anual de avalização de resultados, processos e apresentação de planos.

Uma crise é um acontecimento inesperado que pode provocar danos na reputação com impacto e afeta como os stakeholders entendem o negócio ou a organização. É por isso crucial as empresas/organizações estarem preparadas para este género de eventos. Deixamos, por isso, algumas recomendações de como gerir uma possível situação de crise.

O primeiro ponto é “jogar em antecipação”, ou seja, antecipar possíveis situações. É capital as organizações terem preparado um dossier de gestão de crise com todos os cenários possíveis, terem definido quem será o porta-voz numa eventual situação e fazerem simulações de resposta para perceberem a rapidez e eficácia com que conseguem atuar. Ao prepararmos este documento temos as ferramentas adequadas para agir de forma rápida e eficaz e para comunicar o mais corretamente possível com o nosso público.

Outro ponto fundamental é pensar com clareza quais os passos a dar antes de agir. A rapidez na resposta é fundamental numa crise, mas devemos pensar com clareza para responder rapidamente e da melhor forma aos stakeholders.

Transparência e empatia são também muito importantes enquanto se gere uma crise. Devemos sempre informar os nossos interlocutores com o máximo rigor e clareza sobre o que faremos para resolver a situação, só assim se consegue construir uma relação de confiança. Ao mesmo tempo, temos de ter empatia, perceber as dificuldades dos envolvidos e encontrar soluções para resolver a situação. No fundo, o importante é “não dar desculpas” para o que aconteceu, mas sim focarmo-nos na resolução do problema e em ajudar todos os envolvidos a superar a situação.

Apesar de a preparação para uma crise ser fundamental, outro ponto crucial é o que aprendemos com essa mesma situação para que no futuro possamos agir de forma ainda mais eficiente. Devemos perceber o que correu bem e mal, avaliar o que funcionou bem e o que poderia ter sido feito de forma diferente. Só assim nos conseguiremos preparar cada vez melhor.

Preparação, transparência, rapidez, empatia, clareza são algumas das palavras-chave a ter em conta num cenário de crise para podermos minimizar impactos de longo prazo na nossa organização e a sua reputação. Tal como Warren Buffett afirmou um dia: “São necessários 20 anos para construir uma reputação e apenas cinco minutos para destruí-la”.

É de extrema relevância preparar a relação do porta-voz da empresa para falar com os media. Um porta-voz não preparado ou mal preparado pode não só desperdiçar uma oportunidade mediática, mas pior, pode com um comentário fora de contexto ou “off the record” criar uma crise para a reputação da empresa. 

Antes de se colocar em frente a um jornalista, o porta-voz da empresa deve ter uma boa preparação, o chamado “media training”. Esta formação, mais do que dar as ferramentas que o porta-voz precisa para saber como comunicar externamente, dar-lhe-á a confiança para falar sobre todos os temas da empresa. 

Um bom “media training” não só dá o contexto das relações públicas ao porta-voz, como lhe dá a conhecer os diferentes tipos de “media”, quais as mensagens-chave da empresa ou da marca e sobretudo, preparam-nos para gerir diferentes cenários de entrevistas, dando as ferramentas para neutralizar um cenário menos positivos ou mesmo negativo com respostas desarmantes e não defensivas. 

É também fundamental saber o que deve fazer durante uma entrevista e sobretudo, o que não deve fazer, como os “off the record” (não existem, por muito que o porta-voz o mencione) e as respostas defensivas ou agressivas. 

É ainda importante “armar” o porta-voz com inteligência emocional para falar com diferentes tipos de pessoas. Porque é afinal disso que se trata. Duas pessoas a interagir no sentido de se ajudarem mutuamente com partilha de informação relevante para ambas as partes – empresa e media. 

Uma sessão de “media training”, além de uma componente mais teórica de enquadramento sobre as relações públicas e os media, deve incluir o treino em contexto de entrevista. Este treino é fundamental para ajudar o porta-voz a responder naturalmente às questões, mas também para treinar a reação e a resposta a perguntas que sejam desconfortáveis. 

Isto pode ser um desafio uma vez que um repórter pode fazer a mesma pergunta de maneiras diferentes para tentar obter essas respostas, logo é necessário manter a concentração e responder corretamente a todas as abordagens

Os melhores porta-vozes aparecem relaxados, agem de forma natural e dominam os temas. É por isso que as sessões de “media training” são tão importantes. Quanto maior for a familiaridade com os jornalistas, mais fluida e confortável será a entrevista.